Secretaría y Formación
El Departamento de Secretaría y Formación constituye un área clave dentro de la organización técnico-administrativa del Colegio Oficial de Farmacéuticos de las Islas Baleares, con la finalidad de centralizar la gestión administrativa y la programación académica del Colegio.
Por un lado, es el primer punto de contacto tanto para colegiados como para visitantes externos, y se encarga de orientar e informar sobre cualquier gestión colegial. Asimismo, actúa como oficina auxiliar y de administración interna, ya que controla y resuelve los principales trámites administrativos y da soporte al funcionamiento interno del Colegio, tanto en su vertiente política como técnica.
Por otro lado, es el departamento responsable de organizar y coordinar actividades formativas de calidad, independientes y adaptadas a las necesidades de los diversos ámbitos profesionales farmacéuticos. Estas actividades tienen como objetivo la revisión y actualización de conocimientos farmacéuticos, esenciales para el ejercicio de la profesión, facilitar al farmacéutico su labor como educador sanitario ante la sociedad y apoyar a los profesionales en la promoción de la salud.
A través de esta estructura unificada, se garantiza una atención eficiente a los colegiados y a las instituciones con las que el COFIB mantiene relación, asegurando una gestión coordinada, cercana y eficaz.
Funciones del Área de Secretaría:
- Tramitación de las colegiaciones (altas y bajas) y bienvenida a los nuevos colegiados, con información concreta y orientación sobre servicios y gestiones del COFIB.
- Recepción y centralita telefónica, distribución de consultas, recepción de visitas y canalización de demandas.
- Información general y orientación sobre cualquier consulta dirigida al Colegio, resolviéndola o derivándola al servicio correspondiente.
- Intercomunicación administrativa Colegiado/Colegio y apoyo en las tramitaciones administrativas con otras instituciones.
- Registro de entradas y salidas de correspondencia y supervisión de la documentación enviada al exterior desde el COFIB.
- Elaboración y distribución de escritos, circulares y correspondencia en general.
- Convocatorias de reuniones, juntas de gobierno, asambleas generales, comisiones y otros órganos colegiales.
- Agenda de actos, organización de eventos y recopilación de datos para memorias y documentos institucionales.
- Propuesta y tramitación de expedientes de vacaciones, reducción de horarios y exención de guardias en colaboración con la Conselleria de Salud y por delegación de la misma.
- Gestión de los turnos de los servicios farmacéuticos de urgencia y coordinación con las vocalías correspondientes.
- Elaboración y actualización del archivo de horarios, cierres y vacaciones de las farmacias, para mantener actualizada la información publicada.
- Tramitación del carnet colegial y certificado digital (Firmaprofesional): altas, renovaciones, pérdidas, control de contratos y cargos.
- Gestión del Servicio de Atención al Colegiado: sugerencias, quejas y reclamaciones.
- Mantenimiento y control de los ficheros de colegiados y del archivo general.
- Secretaría y apoyo a las vocalías y a los cargos directivos.
- Secretaría y apoyo administrativo a los departamentos internos del COFIB, así como a la Fundación de Ciencias Farmacéuticas, Comisión Deontológica y Asesoría Jurídica.
- Logística y conserjería: envíos, paquetería, apoyo interno a los departamentos y salidas al exterior para trámites administrativos.
- Coordinación y gestión de recursos humanos vinculados al departamento y apoyo al funcionamiento interno del COFIB.
- Coordinación de la agenda colegial anual y gestión de colaboraciones publicitarias para su financiación.
Funciones del Área de Formación:
- Organización y gestión de cursos, conferencias, talleres y sesiones formativas de interés farmacéutico realizadas en el COFIB.
- Programación, coordinación y seguimiento de las actividades formativas propias, incluyendo la gestión de inscripciones, asistencias y certificaciones.
- Retransmisión en directo y en diferido de las formaciones (GoToWebinar) y soporte técnico y logístico asociado.
- Difusión de actividades formativas propias o externas a través de los medios de comunicación colegiales.
- Responsable de Implanta y otras actividades formativas organizadas por el Consejo General.
- Participación en la Comisión de Formación Continuada de las Profesiones Sanitarias de las Illes Balears.
- Responsable del proceso de recertificación de farmacéuticos, para evaluar la actividad profesional formativa e investigadora realizada por cada farmacéutico en su ámbito profesional.
- Participación en la elaboración de artículos y contenidos para la revista colegial y apoyo administrativo en la coordinación de Món Apotecari.
