Secretaria i Formació
El Departament de Secretaria i Formació constitueix una àrea clau dins l’organització tècnico-administrativa del Col·legi Oficial de Farmacèutics de les Illes Balears, amb la finalitat de centralitzar la gestió administrativa i la programació acadèmica del Col·legi.
Per una banda, és el primer punt de contacte tant per a col·legiats com per a visitants externs, i s’encarrega d’orientar i informar sobre qualsevol gestió col·legial. Així mateix, actua com a oficina auxiliar i d’administració interna, ja que controla i resol els principals tràmits administratius i dona suport al funcionament intern del Col·legi, tant en la seva vessant política com tècnica.
Per altra banda, és el departament responsable d’organitzar i coordinar activitats formatives de qualitat, independents i adaptades a les necessitats dels diversos àmbits professionals farmacèutics. Aquestes activitats tenen com a objectiu la revisió i actualització de coneixements farmacèutics, essencials per a l’exercici de la professió, facilitar al farmacèutic la seva tasca com a educador sanitari davant la societat i donar suport als professionals en la promoció de la salut.
A través d’aquesta estructura unificada, es garanteix una atenció eficient als col·legiats i a les institucions amb les quals el COFIB manté relació, assegurant una gestió coordinada, propera i eficaç.
Funcions de l’Àrea de Secretaria:
- Tramitació de les col·legiacions (altes i baixes) i benvinguda als nous col·legiats, amb informació concreta i orientació sobre serveis i gestions del COFIB.
- Recepció i centraleta telefònica, distribució de consultes, recepció de visites i canalització de demandes.
- Informació general i orientació sobre qualsevol consulta dirigida al Col·legi, resolent-la o derivant-la al servei corresponent.
- Intercomunicació administrativa Col·legiat/Col·legi i suport en les tramitacions administratives amb altres institucions.
- Registre d’entrades i sortides de correspondència i supervisió de la documentació enviada a l’exterior des del COFIB.
- Confecció i distribució d’escrits, circulars i correspondència en general.
- Convocatòries de reunions, juntes de govern, assemblees generals, comissions i altres òrgans col·legials.
- Agenda d’actes, organització d’esdeveniments i recopilació de dades per a memòries i documents institucionals.
- Proposta i tramitació d’expedients de vacances, reducció d’horaris i exempció de guàrdies en col·laboració amb la Conselleria de Salut i per delegació seva.
- Gestió dels torns dels serveis farmacèutics d’urgència i coordinació amb les vocalies corresponents.
- Confecció i actualització de l’arxiu d’horaris, tancaments i vacances de les farmàcies, per mantenir al dia la informació publicada.
- Tramitació del carnet col·legial i certificat digital (Firmaprofesional): altes, renovacions, pèrdues, control de contractes i càrrecs.
- Gestió del Servei d’Atenció al Col·legiat: suggeriments, queixes i reclamacions.
- Manteniment i control dels fitxers de col·legiats i de l’arxiu general.
- Secretaria i suport a les vocalies i als càrrecs directius.
- Secretaria i suport administratiu als departaments interns del COFIB, així com a la Fundació de Ciències Farmacèutiques, Comissió Deontològica i Assessoria Jurídica.
- Logística i consergeria: enviaments, paqueteria, suport intern als departaments i sortides a l’exterior per tràmits administratius.
- Coordinació i gestió de recursos humans vinculats al departament i suport al funcionament intern del COFIB.
- Coordinació de l’agenda col·legial anual i gestió de col·laboracions publicitàries per al seu finançament.
Funcions de l’Àrea de Formació:
- Organització i gestió de cursos, conferències, tallers i sessions formatives d’interès farmacèutic realitzats al COFIB.
- Programació, coordinació i seguiment de les activitats formatives pròpies, incloent-hi la gestió d’inscripcions, assistències i certificacions.
- Retransmissió en directe i en diferit de les formacions (GoToWebinar) i suport tècnic i logístic associat.
- Difusió d’activitats formatives pròpies o externes a través dels mitjans de comunicació col·legials.
- Responsable d’Implanta i altres activitats formatives organitzades pel Consell General.
- Participació en la Comissió de Formació Continuada de les Professions Sanitàries de les Illes Balears.
- Responsable del procés de recertificació de farmacèutics, per avaluar l’activitat professional formativa i investigadora realitzada per cada farmacèutic en el seu àmbit professional.
- Participació en l’elaboració d’articles i continguts per a la revista col·legial i suport administratiu en la coordinació de Món Apotecari.
